¿Por qué realizar un mantenimiento preventivo? ¿Cuándo realizarlo?
El mantenimiento preventivo debe llevarse a cabo, al menos, cada seis meses, dependiendo del tiempo y las condiciones de uso de cada equipo.
Las soluciones digitales y las condiciones físicas para realizarlo dependerán de las características y requerimientos de cada uno. El software de cada máquina es determinante en su rendimiento, y por ende se deben tener en cuenta las particularidades que posea y los parámetros que se tuvieron en cuenta al momento de adquirirlo.
En los equipos de computación, el mantenimiento preventivo tiene las siguientes ventajas y beneficios a corto plazo:
- Los equipos trabajarán al máximo de sus capacidades.
De no realizar el mantenimiento preventivo, las computadoras comenzarán a tener fallas. En un principio pueden ser leves y casi imperceptibles, pero pueden interferir con la productividad cotidiana. Es natural que por el uso y el paso del tiempo las máquinas necesiten de una revisión exhaustiva que pueda resolver algún problema que haya surgido sin que nos percatáramos.
- Trabajarán siempre con programas de última generación.
El mantenimiento preventivo permite que en tu negocio no se usen versiones anticuadas de programas. Si bien es cierto que los equipos se actualizan de forma automática, no sucede del todo con los programas que están instalados. Realizar el mantenimiento permite refrescar el software de cada máquina según sus necesidades.
- Disminuye el riesgo de ataques informáticos.
El mantenimiento representa la posibilidad de cuidar las computadoras de posibles virus, ya que el diagnóstico se encarga de localizar fallas o inconvenientes que puedan poner en riesgo el equipo.
- Mantener la calidad en todas las áreas del negocio.
Debido a que el mantenimiento incluye todo tipo de dispositivos, los teléfonos móviles, impresoras, y el resto de equipos electrónicos estarán protegidos. Esto beneficiará a todas las áreas, y por ende tendrá un impacto positivo en el ambiente de trabajo.
En el caso de estos últimos, el mantenimiento puede ser básico o avanzado, todo dependerá también del modelo, el tiempo de uso y el sistema operativo de cada equipo.
Orden y organización: primordial para realizarlo
Algunos miembros del equipo deben estar encargados de manejar el cronograma para la realización del mantenimiento. Deben ser personas con conocimientos de informática, que tengan experiencia en el manejo de equipos y se mantengan en constante aprendizaje, ya que los procesos cambian debido al avance de la tecnología.
Es fundamental que se tenga un orden de cada uno de los equipos: dispositivos, impresoras, computadoras, para tener un registro individual y de este modo tomar nota de las fechas en que se realiza este procedimiento.
De este modo, los encargados podrán tomar las acciones necesarias en el tiempo determinado.
Idealmente se debe crear una base de datos con cada uno de los equipos, su fecha de compra, tiempo de uso y requerimientos particulares. Realizar una ficha de cada uno funcionará como una guía para los encargados del proceso.
Además, debe crearse una cartelera con el listado de los equipos o departamentos a los que se les realizará el mantenimiento.
Así mismo, este cronograma deberá ser enviado a todos los miembros del equipo por correo electrónico con antelación. La comunicación en este aspecto tiene gran importancia para que el mantenimiento se lleve a cabo periódicamente y en orden.
¿Quién debe realizarlo?
Además de los miembros del equipo, una empresa proveedora de servicios puede ser de gran utilidad a la hora de realizar el mantenimiento preventivo. Algunos parámetros que deben tenerse en cuenta para elegirla son los siguientes:
- Años en el mercado. Saber cuántos años llevan en el mercado y cuáles son las metodologías que aplican, es básico para seleccionar a los mejores. Su experiencia, la tecnología que manejan, las herramientas con las que cuentan, son necesarias de conocer antes de tomar una decisión.
- Sus clientes. Determina si trabajan para empresas grandes o pequeñas, trabajadores independientes, entre otros.
- Servicios disponibles y experiencias de éxito. Casi todas las empresas tienen una hoja de ruta que describe su trabajo. De igual modo, cuentan con referencias sobre el trabajo realizado. A los encargados de la organización del mantenimiento en tu compañía deben hacérsela llegar.
- Costos. Tener en cuenta los costos por anticipado te permitirá colocarlo en tu presupuesto anual.
Si cumplen con todos estos parámetros no dudes en contratarlos. Un buen proveedor de mantenimiento puede representar la diferencia entre el éxito o el fracaso del mismo.
El mantenimiento preventivo forma parte de las acciones que debes llevar a cabo para que tu negocio se mantenga dentro de los estándares de calidad que exige actualmente el mundo empresarial.
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